Begrijpelijke informatie informatie voor iedereen
Vervang elke ambtelijke term in uw volgende publicatie door een werkwoord. “Het treffen van maatregelen” wordt “wij doen dit”. Uit onderzoek van het Kenniscentrum voor Leesbaarheid uit 2023 blijkt dat zinnen met meer dan vijftien woorden de begripskwaliteit bij laaggeletterde lezers halveren. Beperk elke alinea tot één handeling. Een goede test: lees de tekst voor aan iemand zonder vakkennis. Valt het stil? Herschrijf dan direct.
Gebruik getallen en voorbeelden uit het dagelijks leven in plaats van abstracte begrippen. Zeg niet “de aanvraagtermijn bedraagt vier weken”, maar “u ontvangt uw antwoord voor 1 maart”. Uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (2022) heeft 18 procent van de Nederlandse bevolking moeite met het lezen van overheidsbrieven. Dit percentage stijgt naar 35 procent bij mensen met een migratieachtergrond. Maak daarom gebruik van de B1-norm: korte zinnen, actieve vorm, geen bijzinnen. De overheid publiceert hier sinds 2021 richtlijnen voor, maar nog geen derde van alle gemeenten past deze consequent toe.
Visualiseer elke stap van een proces met een simpel schema. Een pictogram van een envelop bij “versturen” of een kalendericoon bij “deadline” verhoogt het terugvindbaarheidspercentage van kerngegevens met 40 procent, zo blijkt uit een studie van de Universiteit Tilburg (2024). Plaats nooit meer dan drie acties op één pagina. Groepeer bijpassende handelingen visueel, bijvoorbeeld met een grijze achtergrond of een kaderlijn. Test dit materiaal vervolgens met vijf personen van uw doelgroep. Wie dit niet doet, riskeert dat de kern van de boodschap verloren gaat.
Leg elke vakterm uit op de plek waar die voor het eerst verschijnt. Definieer “zorgtoeslag” direct als “een bijdrage van de overheid voor uw zorgverzekering”. Doe dit niet in een voetnoot of kader, want lezers slaan die over. Een analyse van gebruikstesten bij de Belastingdienst toont aan dat ingebedde uitleg in de tekst zelf de foutmarge bij het invullen van formulieren met 30 procent vermindert. Herhaal deze uitleg in minder woorden aan het einde van het document. Dit heet herhalingsleren en heeft een bewezen effect op onthoudbaarheid.
Stel een vaste leesgroep samen van eindgebruikers die elke maand nieuwe stukken beoordeelt. Betaal deze deelnemers een vergoeding voor hun tijd. Dit kost gemiddeld 2.000 euro per jaar, maar levert vijf keer zoveel op in minder correctiefouten en minder telefoontjes naar het callcenter. De gemeente Utrecht deed dit in 2023 en zag het aantal vervolgaanvragen dalen van 22 naar 7 procent. Formuleer dit als een vast onderdeel van uw werkproces, niet als eenmalige controle. Structuur zonder feedback blijft namelijk eenrichtingsverkeer.
Begrijpelijke informatie voor iedereen
Vervang elke vakspecialistische term door een alledaags woord, maar meet het effect: na een herschrijving van een zorgformulier steeg het juiste gebruik van de bijsluiter door laaggeletterden van 34% naar 78%. Voeg altijd een concrete actie toe (bijv. "Bel dit nummer") vóór de uitleg over rechten of procedures. Test teksten met vijf mensen uit de doelgroep, niet met collega's. Noteer hoeveel seconden ze nodig hebben om een kernvraag te beantwoorden; streef naar maximaal 15 seconden bij financiële of medische boodschappen.
Gebruik een persoonlijke aanspreekvorm (u of jij) en schrijf in de tegenwoordige tijd, maar vermijd het passief ("de aanvraag wordt verwerkt" wordt "wij verwerken uw aanvraag binnen 3 werkdagen"). Structureer een webpagina of folder met korte alinea's van maximaal 40 woorden, vetgedrukte trefwoorden en een genummerde lijst voor stappen. Uit onderzoek van het Ntb (Nederlands lectorennetwerk) blijkt dat pictogrammen het begrip verhogen met 45%, mits ze vergezeld gaan van een bijschrift. Zet de belangrijkste boodschap in de titel en herhaal die niet in de eerste zin; herhaling van feiten is effectiever dan synoniemen.
Zorg dat een lezer met een leesniveau van groep 7 het document direct kan gebruiken: kies voor woorden van maximaal 2 lettergrepen en vervang "aanvang" door "begin", "vervolgens" door "daarna". Controleer de leesbaarheid met de Leesbaarheidstool van de Rijksoverheid (score ≥ 65). Beperk het aantal bijzinnen tot één per zin en gebruik een actieve werkwoordvorm ("u krijgt" in plaats van "er wordt gegeven"). Luister naar de gebruiker: laat hem hardop denken terwijl hij een formulier invult, en verbeter de handleiding op basis van elke struikelplek. Niets is te simpel als 1,6 miljoen Nederlanders moeite hebben met lezen, schrijven of rekenen; duidelijk schrijven is een vak, geen kwestie van gezond verstand.
Het B1-niveau als uitgangspunt: welke woorden en zinslengtes hanteer je?
Kies voor woorden die in de eerste 2000 frequentielijsten van het Nederlands voorkomen, zoals 'kopen' in plaats van 'aanschaffen' en 'gaan' in plaats van 'begeven'. Een woord als 'echter' (B2) vervang je beter door 'maar' (A2), en 'tevens' door 'ook'. Vermijd abstracte begrippen als 'faciliteren' of 'optimaliseren'; zeg liever 'mogelijk maken' of 'beter maken'. Gebruik maximaal drie lettergrepen per kernwoord en vermijd samengestelde woorden die langer zijn dan vier componenten, zoals 'arbeidsongeschiktheidsverzekering' – splits dat op in 'verzekering als je niet kunt werken' als dat mogelijk is.
Hanteer een gemiddelde zinslengte van 8 tot 12 woorden, met een harde bovengrens van 15 woorden voor de meeste zinnen. Korte zinnen van 5 woorden zijn prima, maar varieer de lengte om monotoni te voorkomen: zes zinnen van 8 woorden werken beter dan drie zinnen van 16 woorden. Een zin als "De gemeente betaalt de rekening voor het nieuwe dak, maar alleen als u het formulier voor 1 juni indient" (19 woorden) moet je splitsen in "De gemeente betaalt het nieuwe dak. U moet het formulier vóór 1 juni insturen. Dat is de voorwaarde." (16 woorden in drie zinnen).
Schrijf hoofdzakelijk in de tegenwoordige tijd, gebruikt actieve zinnen (onderwerp – werkwoord – object) en zet de handelende persoon vooraan. "U ontvangt volgende week de brief" is B1; "De brief wordt volgende week aan u verzonden" is B2-niveau vanwege de passieve constructie en de formele toon. Plaats één idee per zin en koppel twee gerelateerde ideeën met 'en', 'maar' of 'want' – niet met 'omdat' of 'terwijl', die leiden tot bijzinnen met inversie, wat lastiger is voor lezers met lage geletterdheid.
Vervang lastige woorden door concrete alternatieven: 'verwittigen' wordt 'laten weten', 'overleggen' wordt 'samen kijken naar', 'eventueel' wordt 'misschien', 'dergelijk' wordt 'zo'n'. Let op woorden die op schrift formeel lijken maar in spreektaal anders zijn: 'echter' (B2) → 'maar', 'tevens' (B2) → 'ook', 'doch' (C1) → 'maar', 'niettegenstaande' (C1) → 'toch'. Gebruik getallen in cijfers (5 in plaats van vijf) en spreek afkortingen volledig uit: 'bijv.' → 'bij voorbeeld', 'etc.' → 'en dergelijke meer'.
Vermijd figuurlijk taalgebruik, spreekwoorden en metaforen zoals 'een dode mus' of 'het ijs breken'. Deze zijn cultureel bepaald en creëren ruis. Kies liever voor letterlijke, concrete zinnen: "U kunt ons altijd bellen" (B1) in plaats van "Wij staan altijd voor u klaar" (dit laatste is dubbelzinnig). Een zin als "Het loket is open van 9 tot 12 uur" (9 woorden, A2) is perfect; "De openingstijden van het loket zijn gelegen tussen negen uur en twaalf uur" (15 woorden, B2) is nodeloos complex en bevat geen extra nuttige gegevens.
Test elke zin met de vuistregel: kun je de zin hardop in één adem uitspreken zonder te haperen? Zo ja, dan is de lengte waarschijnlijk goed. Controleer ook of elk woord dat je gebruikt, uit te leggen is met een simpel synoniem in één stap. 'Verzekering' kun je uitleggen als 'geld als er iets kapot gaat' – dat is B1. 'Premie' kun je alleen uitleggen via 'het bedrag dat je elke maand betaalt voor de verzekering', wat twee stappen kost: dat niveau is B2, dus vervang 'premie' door 'het bedrag dat u betaalt'.
Wees concreet met getallen en data: "Bel ons vóór 12:00 uur" (B1) is beter dan "Neem contact op voor het middaguur" (B2). Schrijf 'u' en 'uw' consequent, en gebruik 'je' alleen als de tekst voor een jong publiek is dat dit verwacht. De ideale B1-zin is: onderwerp (u) + werkwoord (krijgt) + object (de sleutel) + tijd (maandag) + plaats (op kantoor). Lengte: 6 tot 8 woorden. Voorbeeld: "U krijgt maandag de sleutel op kantoor." Deze formule levert teksten op die 95% van de Nederlanders begrijpt, ook mensen met een lage opleiding of niet-Nederlandse moedertaal.
Veelgestelde vragen:
Waarom is begrijpelijke informatie eigenlijk zo belangrijk voor mensen die laaggeletterd zijn?
Laaggeletterdheid komt in Nederland vaker voor dan veel mensen denken. Ongeveer 2,5 miljoen volwassenen hebben moeite met lezen, schrijven of het begrijpen van teksten. Voor hen is een bijsluiter van medicijnen, een belastingformulier of een brief van de gemeente soms onbegrijpelijk. Dat leidt tot verkeerd gebruik van medicatie, gemiste toeslagen of het niet op tijd aanvragen van zorg. Begrijpelijke informatie zorgt ervoor dat deze mensen zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Ze hoeven dan niet steeds anderen te vragen om hen te helpen. Het gaat dus niet alleen om vriendelijkheid, maar om zelfredzaamheid en gelijke kansen. Als informatie te moeilijk is, vallen mensen buiten de boot, ook al hebben ze recht op die voorzieningen. Daarom is begrijpelijke taal geen luxe, maar een basisvoorwaarde voor participatie in de samenleving.
Welke concrete regels kun je toepassen om een tekst direct begrijpelijker te maken voor een breed publiek?
Er zijn een paar simpele richtlijnen die meteen effect hebben. Gebruik korte zinnen van maximaal vijftien tot twintig woorden. Vermijd woorden die je in een gewoon gesprek niet zou gebruiken, zoals 'binnen afzienbare tijd' of 'hoogstwaarschijnlijk'. Schrijf actief: 'u kunt aanvragen' in plaats van 'er kan door u worden aangevraagd'. Leg vaktaal uit of vervang die door een gewoon woord. Zet de belangrijkste informatie bovenaan en herhaal de kernboodschap aan het eind. Kies voor een duidelijk lettertype en voldoende witregels. Maak gebruik van tussenkopjes, bijvoorbeeld in de vorm van een vraag. Test de tekst op voorhand bij een paar mensen uit de doelgroep. Zij vertellen je precies waar de tekst nog stroef leest. Begin niet met een uitgebreide inleiding maar meteen met de kern. Op die manier raakt de lezer de draad niet kwijt. Hulpvragen over de inhoud kun je vaak al voor zijn door zelf de meest gemaakte fouten bovenin de tekst te behandelen.
Kun je een voorbeeld noemen van een alledaagse situatie waarin moeilijke taal echt problemen veroorzaakt?
Neem een huurder die een brief krijgt van de woningcorporatie over een huurverhoging. In de brief staat dat de huur 'per 1 juli wordt geïndexeerd conform de consumentenprijsindex'. Veel mensen weten niet wat dat betekent. Ze denken misschien dat er iets mis is of dat ze iets moeten doen, terwijl het een automatische aanpassing is. Een ander voorbeeld: een alleenstaande ouder krijgt een beschikking van de Belastingdienst over de kinderopvangtoeslag. Daarin staan termen als 'terugvordering', 'invordering' en 'betalingsregeling'. Als de ouder de brief niet begrijpt en niet reageert binnen de termijn, kan het geld op een later moment ineens van de rekening worden gehaald. Een derde situatie is een uitslag van een ziekenhuisonderzoek. Daar staat vaak 'de pathologie toont geen afwijkingen van betekenis'. Een patiënt schrikt hiervan en denkt dat er iets aan de hand is, terwijl de arts bedoelt dat alles goed is. Het gevolg van dit soort onbegrip is stress, fouten en wantrouwen richting instanties. Die mismatch tussen wat een organisatie bedoelt en wat een lezer begrijpt, kost bovendien veel geld aan klantcontact en herstelwerk.
Is het niet heel duur en tijdrovend om alle overheidscommunicatie en bedrijfsteksten te herschrijven in eenvoudige taal?
Op korte termijn kost herschrijven inderdaad tijd en geld. Je moet teksten opnieuw opstellen, testen en eventueel laten controleren door een taaladviseur. Maar op langere termijn bespaart het juist kosten. Minder mensen hoeven te bellen naar de klantenservice omdat ze de brief niet snapten. Er worden minder fouten gemaakt bij het invullen van formulieren, waardoor er minder correcties nodig zijn. De overheid heeft laten zien dat een duidelijke brief het aantal telefoontjes met veertig procent kan verminderen. Ook daalt het aantal bezwaarschriften en rechtszaken, want mensen begrijpen eerder waar ze aan toe zijn. Voor bedrijven betekent het minder retouren, minder boze klanten en minder tijd van medewerkers die uitleg moeten geven. Denk ook aan de gezondheidszorg: als een patiënt de ontslagbrief begrijpt, neemt de kans op heropname af. Die besparing is lastig in euro's uit te drukken, maar de opbrengst is duidelijk zichtbaar in de praktijk. Veel organisaties denken dat het omzetten van bestaande teksten een enorme klus is, maar je kunt klein beginnen met de meest bekeken pagina's of de meest verstuurde brieven. Zo blijft de investering beheersbaar en levert het snel resultaat op.
Hoe weet je als schrijver of een tekst werkelijk begrijpelijk is voor de lezer, zonder dat je zelf in de valkuil van te makkelijke of juist te moeilijke taal trapt?
De beste test is om de tekst te laten lezen door iemand uit de doelgroep. Vraag niet 'snapt u het?', want veel mensen zeggen ja uit beleefdheid. Stel concrete vragen over de inhoud, zoals: 'Wat moet u doen voordat u belt? Of: 'Welke bijlage moet u meesturen?'. Als de persoon de handeling correct beschrijft, dan zit de tekst goed. Een andere methode is de leesbaarheidstest die in veel tekstverwerkers zit, zoals de Flesch-reading ease score. Die geeft een cijfer op basis van zinslengte en woordlengte. Let op: zo'n test is een hulpmiddel, geen garantie. Een tekst kan een goed cijfer halen en toch verwarrend zijn door vakjargon of onduidelijke structuur. Daarom is het verstandig om samen te werken met een professionele lezer of een taalambassadeur: dat is iemand die zelf ervaring heeft met moeilijke taal en teksten controleert vanuit zijn of haar eigen perspectief. Die feedback is goud waard. Probeer ook te vermijden dat je complexiteit weglaat die juridisch of inhoudelijk noodzakelijk is. Soms moet een tekst precies zijn, bijvoorbeeld in een contract. Dan kun je die informatie in een apart kader plaatsen met de titel 'Belangrijk voor u'. Zo blijven de juridische details aanwezig, maar wordt de kernboodschap voor iedereen duidelijk. Tot slot: herschrijf niet alleen, maar leg de nieuwe versie naast de oude en vergelijk of de boodschap in beide hetzelfde is. Zo voorkom je dat je per ongeluk een nuance verliest.
